Как российская ИТ-компания «Аскон» перешла с Cisco Webex на отечественный сервис для совещаний
Даже после возвращения с удаленки компании продолжают проводить онлайн-встречи. Какие критерии важны при выборе платформы для онлайн-встреч и совещаний? И есть ли альтернатива зарубежным сервисам — Zoom, Skype, MS Teams и Cisco Webex?
Компания «Аскон» использует российский сервис для совещаний и встреч Webinar Meetings от компании Webinar Group. При выборе решения на замену Cisco Webex компания руководствовалась следующими критериями.
Российская платформа для онлайн-встреч
«Аскон» разрабатывает продукты на уровне крупных зарубежных компаний. Разработчики уверены: российский продукт может не только не уступать, но и превосходить западных конкурентов. А чувствительные данные лучше хранить на российских серверах.
Отечественные сервисы соответствуют 152-ФЗ и обеспечивают безопасность хранения персональных данных.
Meetings — российский сервис онлайн-совещаний и встреч, который по функционалу не уступает зарубежным. Бесплатный тариф позволяет подключать до 30 спикеров к встрече, платные — до 100.
Хотите узнать о Meetings подробнее и увидеть его в работе? Приглашаем на онлайн-встречу «Как развернуть в компании самую популярную российскую платформу для онлайн-встреч и мероприятий» Представители Webinar Group расскажут о Meetings, а ведущий менеджер по маркетингу компании «Аскон» Илья Коблов поделится своим опытом пользования сервисом
Другая причина выбора российских решений — возможность быстро выйти на сделку. Компания «Аскон» заключила договор и приступила к использованию Meetings всего за 2 недели.
На многих западных платформах с поддержкой можно связаться только письменно — ждать ответа приходится в течение нескольких недель. Часто пользователей ограничивают FAQ. Техническая поддержка Meetings на связи 24/7 по телефону, почте и даже в чате онлайн-встречи.
«Большие корпоративные решения периодически требуют участия специалистов технической поддержки. Оперативная русскоязычная поддержка — большой плюс»
Еще одно преимущество — полностью русскоязычный интерфейс, что упрощает работу с клиентами, которые редко пользуются ВКС.
Понятный и интуитивный интерфейс
В интерфейсе важен не только язык, но и отсутствие перегруженного меню, которое может замедлить скорость коммуникации. Сотрудникам «Аскон» часто приходится работать с заказчиками, которые никогда не пользовались системами ВКС, — платформа должна быть доступна всем.
В Meetings интерфейс интуитивно понятен: даже пользователи, которые с технологиями на «вы», могут легко подключиться ко встрече и использовать функционал сервиса.
Удобство и оперативность
При планировании встречи важно, чтобы к ней могли подключиться сторонние участники. Некоторые платформы требуют установки приложений, специального ПО или регистрации на официальном сайте. Это замедляет коммуникацию и создает дополнительные сложности для клиентов и партнеров.
У «Аскон» постоянно появляются новые заказчики — разбираться с регистрацией и установкой ПО каждому клиенту нет времени. Легкость доступа — одно из ключевых требований.
В Meetings встреча создается за пять секунд. Также пользователям сервиса доступны внешние интеграции: с помощью расширений для Google Chrome, Google Календаря и Microsoft Outlook.
С помощью расширения для браузера Chrome можно начать встречу, даже не заходя в личный кабинет. Плагины для Google Календаря и Microsoft Outlook позволяют создавать встречи в два клика через календарь и оттуда же приглашать участников. Это позволяет проводить регулярные митинги, брейнстормы, презентации продуктов, совещания с клиентами, подключаясь и приглашая участников оперативно.
Фиксация цели и результата встречи
У каждой онлайн-встречи должна быть цель и понятные результаты. «Эффективность онлайн-встречи может быть выше очной, если хорошо подготовиться к совещанию: заранее обозначить повестку, следовать определенному плану, соблюдать временной регламент и очередность, не перебивать коллег», — говорит Илья Коблов, ведущий менеджер по маркетингу «Аскон».
Meetings позволяет создать повестку встречи, в которой участники прописывают цели и фиксируют результаты. После мероприятия повестка автоматически отправляется на почту всем участникам.
Широкий функционал для проведения встреч
Чтобы онлайн-совещания не превращались в рутинные созвоны, функционал встреч должен вовлекать. В компании «Аскон» используют два формата демонстрации контента.
Во время обучения тренерам нужно дистанционно показывать работу инженерного программного обеспечения и других программ. Для этого необходимо расшаривать рабочий стол и демонстрировать процесс в режиме реального времени.
В других случаях сотрудники заранее загружают презентации для демонстрации коллегам или клиентам. Это положительно влияет на внешний вид онлайн-мероприятия и избавляет от необходимости показывать рабочий стол — можно не переживать за конфиденциальные переписки.
Meetings поддерживает разные форматы файлов: MS Office, pdf, png, jpg, gif, а также видео из Youtube и Vimeo.
Во время онлайн-совещания также можно совместно работать на встроенной доске Miro. А если необходимо сделать пометки, в Meetings доступны инструменты рисования: исправленные страницы сохраняются в файловом менеджере как новые документы.
Контроль за вовлеченностью сотрудников
На онлайн-встречах бывает непросто понять, насколько вовлечены участники в обсуждение. Они могут переключаться на другие вкладки, выключать звук и присутствовать лишь формально. Если спикер будет знать, что внимание аудитории падает, то сможет быстро сориентироваться: изменить формат подачи материала, задать вовлекающие вопросы или разрядить обстановку шуткой.
Meetings позволяет следить за вовлеченностью собеседников на встрече. Индикатор «Контроль внимания» покажет, кто из участников переключился на другие вкладки, свернул браузер и не присутствует во время обсуждения.
Для вовлечения аудитории внизу экрана расположен «Огонек». С его помощью можно отреагировать на слова спикера — так он поймет, что именно вызывает отклик у собеседников.
Во время встречи сервис собирает подробную статистику, которая доступна в личном кабинете после завершения мероприятия. Она покажет, как и сколько времени сотрудники проявляли активность на встрече, и кто из них просматривал другие вкладки.
Простое администрирование и автоматизация встреч
Администрирование корпоративного аккаунта должно быть удобным и экономить время ИТ-специалистов. Модуль «Организация» в Meetings позволяет объединять несколько аккаунтов на платформе в единую систему, быстро добавлять людей в команду по ссылке или автоматически, управлять мероприятиями, файлами, переносить контент уволенных сотрудников на другие учетные записи.
Сервисы экосистемы Webinar Group, в которую входит Meetings, поддерживают технологию единого входа под учетными данными из другой системы (SSO). Это ускоряет вход до пары кликов и позволяет однозначно идентифицировать вошедших в систему.
Meetings можно интегрировать по API с сайтом или CRM-системой. Это позволит внедрить на сайт каталог предстоящих и прошедших мероприятий и быстро подключиться к вебинару сотрудникам и клиентам, зарегистрировавшимся через сайт.
Для регулярных и однотипных мероприятий — еженедельных совещаний, планерок — в личном кабинете можно создать постоянную встречу. Она будет доступна по единой ссылке, ее не нужно будет каждый раз запускать или останавливать. В личном кабинете отображаются постоянные встречи, на которые вы были приглашены. Это позволяет быстро переходить к ним без необходимости искать ссылку.
Доступ к записям прошедших встреч
В большинстве случаев запись мероприятия необходима: чтобы в любой момент можно было к ней вернуться и уточнить моменты, а у отсутствующих сотрудников была возможность не выпадать из процесса.
Обычно в сервисах для ВКС нужно вручную запускать запись мероприятия, и всегда есть риск забыть нажать кнопку записи. Другая сложность — не всегда записи хранятся в облаке, а значит их нужно скачивать, что затрудняет возможность поделиться записью с остальными участниками.
В Meetings запись включается автоматически и сохраняется в личном кабинете. Сразу после мероприятия можно поделиться ссылкой с участниками и теми, кто пропустил встречу.
«На Meetings есть масса полезных функций, упрощающих работу команды. Например, регулярные мероприятия с одной ссылкой, протоколирование встреч и автоматическая запись совещаний. Коллеги настолько привыкли к записям, что теперь всё меньше пользуются другими инструментами. Удобно, что все необходимые функции в едином интерфейсе»
Так, в компании «Аскон» пропала необходимость вести протоколы встреч — менеджеры имеют доступ к любым записям, а сотрудники, пропустившие совещание, не выпадают из процессов.
Хотите узнать о Meetings подробнее и увидеть его в работе?
Приглашаем на онлайн-встречу
«Как развернуть в компании самую популярную российскую платформу для онлайн-встреч и мероприятий»
Представители Webinar Group расскажут о Meetings, а ведущий менеджер по маркетингу компании «Аскон» Илья Коблов поделится своим опытом пользования сервисом
